So sánh các kỹ thuật ưu tiên dựa trên giá trị: Bí quyết tối ưu hóa hiệu suất dự án của bạn.

Tại sao việc xác định giá trị lại quan trọng đến thế?

Bạn biết không, có những lúc tôi cảm thấy mình như một con robot, cứ cắm đầu làm việc mà chẳng biết liệu mình có đang đi đúng hướng hay không. Cứ thế, công việc chất chồng, căng thẳng thì tăng mà hiệu quả lại chẳng thấy đâu. Đến khi nhìn lại, tôi mới nhận ra mình đã phí hoài bao nhiêu thời gian và công sức vào những thứ “có vẻ quan trọng” nhưng thực chất lại chẳng mang lại giá trị cốt lõi nào. Đó cũng là lúc tôi bắt đầu tìm hiểu sâu hơn về các phương pháp ưu tiên dựa trên giá trị. Tôi đã tự mình trải nghiệm, tự mình cảm nhận sự khác biệt mà chúng mang lại. Điều này giống như việc bạn đang ở giữa một khu rừng rậm, thay vì cứ đi theo những lối mòn cũ, bạn tìm được một chiếc la bàn và một bản đồ để định vị chính xác đâu là điểm đến quan trọng nhất. Tôi tin rằng, khi chúng ta thực sự hiểu được đâu là “giá trị” mà một công việc, một dự án mang lại, chúng ta sẽ có động lực hơn, làm việc thông minh hơn và đạt được những kết quả vượt trội. Nó không chỉ giúp tôi trong công việc hàng ngày mà còn thay đổi cách tôi quản lý tài chính cá nhân, thậm chí là cách tôi dành thời gian cho gia đình nữa đấy. Thật sự, việc xác định giá trị không chỉ là một kỹ năng làm việc mà còn là một triết lý sống giúp chúng ta đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, tập trung vào những điều thực sự có ý nghĩa trong cuộc đời này.

Đừng để mình bị cuốn vào “cái bẫy” bận rộn

Có bao giờ bạn cảm thấy mình bận rộn cả ngày, nhưng đến cuối ngày lại chẳng nhớ mình đã làm được gì to tát không? Đó chính là “cái bẫy” bận rộn mà rất nhiều người trong chúng ta mắc phải. Chúng ta cứ nghĩ rằng càng làm nhiều, càng bận rộn thì càng hiệu quả. Nhưng sự thật thì không phải vậy đâu. Tôi đã từng như thế, luôn cố gắng nhồi nhét thật nhiều đầu việc vào một ngày, từ trả lời email, họp hành liên miên cho đến xử lý những việc phát sinh đột xuất. Cứ thế, tôi chạy theo các deadline, chạy theo yêu cầu của người khác mà quên mất việc tự hỏi: “Điều này có thực sự quan trọng với mục tiêu lớn của mình không?”. Khi tôi bắt đầu áp dụng các phương pháp ưu tiên, tôi nhận ra rằng việc dành 30 phút tập trung vào một nhiệm vụ mang lại giá trị cao còn hiệu quả hơn cả một buổi chiều loay hoay với những việc lặt vặt. Nó giúp tôi thoát khỏi cảm giác bị động, lấy lại quyền kiểm soát thời gian và năng lượng của mình. Đôi khi, việc từ chối những công việc không mang lại giá trị hoặc ủy quyền cho người khác lại là cách tốt nhất để chúng ta tập trung vào những gì thực sự tạo ra sự khác biệt.

Tối ưu hóa nguồn lực: Tiền bạc, thời gian và năng lượng

Mỗi chúng ta đều có một quỹ thời gian, năng lượng và đôi khi là tiền bạc hữu hạn. Nếu không biết cách ưu tiên, chúng ta sẽ dễ dàng lãng phí chúng vào những việc không đáng. Imagine, bạn có 10 triệu đồng để đầu tư, liệu bạn có đổ hết vào một kênh mà bạn không chắc chắn về lợi nhuận không? Chắc chắn là không rồi, đúng không? Với công việc cũng vậy. Khi tôi bắt đầu coi thời gian và năng lượng của mình như một loại “tiền tệ”, tôi trở nên kỹ tính hơn rất nhiều trong việc “chi tiêu” chúng. Tôi học cách đặt câu hỏi: “Khoản đầu tư thời gian này sẽ mang lại lợi tức gì cho mình?”. Chẳng hạn, tôi từng dành hàng giờ đồng hồ để chỉnh sửa từng chi tiết nhỏ trong một bài viết mà đôi khi nó không ảnh hưởng quá nhiều đến thông điệp chính. Sau này, tôi học cách cân nhắc: liệu việc dành thêm 30 phút để kiểm tra lại cấu trúc bài viết, đảm bảo thông điệp rõ ràng có giá trị hơn việc dành 30 phút để chọn font chữ đẹp nhất hay không. Câu trả lời thường là có. Việc ưu tiên dựa trên giá trị giúp tôi phân bổ nguồn lực một cách chiến lược, đảm bảo rằng mỗi “đồng tiền” thời gian, năng lượng mà tôi bỏ ra đều được sử dụng vào nơi có khả năng sinh lời cao nhất, mang lại hiệu quả tối đa cho mục tiêu của mình.

Ma trận Eisenhower: Lối tắt đến hiệu quả thực sự

Nếu bạn cũng như tôi, từng có lúc cảm thấy “ngập lụt” trong danh sách việc cần làm, thì Ma trận Eisenhower chính là một chiếc phao cứu sinh tuyệt vời. Tôi vẫn nhớ lần đầu tiên tôi áp dụng nó, tôi đã ngồi lại, ghi hết tất cả những công việc mình phải làm ra giấy và bắt đầu phân loại chúng. Nó giống như một trò chơi xếp hình vậy, chỉ có điều là bạn đang xếp những viên gạch công việc vào đúng vị trí của chúng. “Quan trọng & Khẩn cấp”, “Quan trọng & Không khẩn cấp”, “Không quan trọng & Khẩn cấp”, “Không quan trọng & Không khẩn cấp” – nghe có vẻ đơn giản nhưng khi bạn thực sự làm, bạn sẽ thấy mình phải suy nghĩ rất kỹ. Tôi nhận ra có rất nhiều việc mình cứ nghĩ là “khẩn cấp” nhưng hóa ra lại chẳng “quan trọng” chút nào. Hoặc có những việc “quan trọng” nhưng lại cứ bị đẩy lùi vì mình cứ mãi chạy theo những thứ “khẩn cấp” khác. Ma trận này đã giúp tôi nhìn rõ bức tranh tổng thể, biết được đâu là việc cần làm NGAY LẬP TỨC, đâu là việc cần lên kế hoạch, đâu là việc có thể giao phó và đâu là việc nên bỏ qua. Nó giúp tôi không chỉ hoàn thành tốt hơn mà còn giảm bớt rất nhiều áp lực, không còn cảm giác bị động nữa. Thật sự, đây là một trong những công cụ thay đổi cuộc chơi mà tôi nghĩ ai cũng nên thử qua một lần.

Phân biệt khẩn cấp và quan trọng: Bước đầu tiên để kiểm soát

Đây có lẽ là bài học lớn nhất mà tôi rút ra được từ Ma trận Eisenhower. Trước đây, tôi thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Cứ việc gì đến trước, việc gì có deadline sát nút là tôi mặc định nó là quan trọng và khẩn cấp. Nhưng thực tế, không phải vậy. Một cuộc điện thoại không mong muốn có thể khẩn cấp nhưng chưa chắc đã quan trọng. Ngược lại, việc dành thời gian học một kỹ năng mới cho công việc, dù không khẩn cấp, lại vô cùng quan trọng cho sự phát triển lâu dài của bạn. Khi tôi học cách dừng lại một chút, hít thở sâu và tự hỏi: “Việc này có khẩn cấp không? Nó có quan trọng không?” trước mỗi nhiệm vụ, tôi bắt đầu đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Việc này giống như bạn đang đứng ở ngã tư đường, thay vì cứ thế rẽ đại, bạn nhìn vào biển báo để biết đâu là con đường dẫn đến đích. Tôi nhớ có lần tôi phải chuẩn bị một báo cáo quan trọng cho sếp. Về mặt thời gian, nó không quá gấp, nhưng về mặt chất lượng và nội dung thì lại cực kỳ quan trọng. Thay vì để đến phút cuối mới cuống cuồng làm, tôi đã xếp nó vào ô “Quan trọng & Không khẩn cấp”, dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng, chuẩn bị chu đáo. Kết quả là báo cáo không chỉ được đánh giá cao mà tôi còn cảm thấy tự tin và chủ động hơn rất nhiều. Đó chính là sức mạnh của việc phân biệt rạch ròi giữa khẩn cấp và quan trọng.

Ứng dụng thực tế: Từ công việc đến cuộc sống cá nhân

Điều tuyệt vời của Ma trận Eisenhower là nó không chỉ áp dụng được trong công việc mà còn cả trong cuộc sống cá nhân nữa. Tôi đã từng dùng nó để sắp xếp các công việc nhà, thậm chí là lên kế hoạch cho những buổi hẹn hò hay kỳ nghỉ của mình. Ví dụ, việc dọn dẹp nhà cửa định kỳ có thể là “Quan trọng & Không khẩn cấp” (để nhà luôn sạch sẽ và thoải mái). Việc chuẩn bị bữa tối cho gia đình mỗi ngày lại là “Quan trọng & Khẩn cấp”. Còn việc lướt mạng xã hội thì sao? Chắc chắn là “Không quan trọng & Không khẩn cấp” rồi (hoặc đôi khi là “Không quan trọng & Khẩn cấp” nếu bạn bị nghiện tin tức nóng hổi!). Tôi thường xuyên dùng nó để lọc bớt những hoạt động “ngốn” thời gian mà chẳng mang lại giá trị gì. Điều này giúp tôi có thêm thời gian cho những sở thích cá nhân, cho gia đình và bạn bè – những điều thực sự làm cuộc sống của tôi thêm phong phú. Tôi nhận thấy rằng khi áp dụng Ma trận này vào cuộc sống, tôi không chỉ hiệu quả hơn mà còn cảm thấy cân bằng hơn, ít bị căng thẳng hơn rất nhiều. Nó giúp tôi nhìn nhận rõ ràng đâu là những ưu tiên hàng đầu, đâu là những thứ có thể bỏ qua hoặc làm sau, để cuộc sống không chỉ là chuỗi ngày chạy đua với công việc mà còn là những khoảnh khắc được tận hưởng trọn vẹn.

Phương pháp MoSCoW: Quyết định điều gì thật sự cần

Trong thế giới của các dự án, đặc biệt là các dự án phần mềm hay phát triển sản phẩm, MoSCoW là một người bạn đồng hành cực kỳ đáng tin cậy. Tôi đã từng tham gia vào một dự án mà mọi người đều muốn thêm càng nhiều tính năng càng tốt, ai cũng nghĩ tính năng của mình là “must-have”. Kết quả là dự án bị trì hoãn, ngân sách thì đội lên mà sản phẩm cuối cùng lại cồng kềnh, khó sử dụng. Đó là lúc tôi hiểu ra giá trị của MoSCoW. Phương pháp này giúp chúng ta phân loại các yêu cầu thành bốn nhóm rõ ràng: Must Have (Phải có), Should Have (Nên có), Could Have (Có thể có) và Won’t Have (Sẽ không có). Tôi thường tự đặt mình vào vị trí của người dùng cuối hoặc của khách hàng để đánh giá từng yêu cầu. Liệu sản phẩm có hoạt động được nếu thiếu tính năng này không? Nó có giải quyết được vấn đề cốt lõi không? Hay nó chỉ là một tính năng “thêm vào cho vui”? Khi mọi người trong đội cùng nhìn vào bức tranh này, mọi thứ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều. Chúng tôi không còn tranh cãi gay gắt về việc thêm bớt tính năng nữa mà tập trung vào việc tạo ra giá trị thực sự cho người dùng. Tôi tin rằng, dù bạn đang làm một dự án cá nhân hay một dự án lớn, việc áp dụng MoSCoW sẽ giúp bạn giữ được sự tập trung, tránh được việc “phình to” phạm vi công việc một cách không cần thiết, đảm bảo rằng những gì bạn tạo ra đều là những thứ thiết yếu và có giá trị cao nhất.

MoSCoW là gì và tại sao lại hữu ích?

MoSCoW là viết tắt của Must have, Should have, Could have, Won’t have (or Would like to have but not now). Mỗi chữ cái đại diện cho một mức độ ưu tiên khác nhau, giúp chúng ta dễ dàng phân loại và quản lý các yêu cầu. Đối với tôi, nó giống như việc bạn đang chuẩn bị một bữa tiệc lớn vậy. “Must have” là những món ăn chính, không thể thiếu để bữa tiệc diễn ra. “Should have” là những món phụ, món tráng miệng, nếu có thì tuyệt vời nhưng không có cũng không sao. “Could have” là những món trang trí thêm, làm bữa tiệc thêm phần lung linh nhưng không ảnh hưởng đến bản chất của nó. Còn “Won’t have” là những món bạn nghĩ đến nhưng quyết định bỏ qua vì không đủ thời gian, ngân sách hoặc không phù hợp. Điều tuyệt vời là nó tạo ra một ngôn ngữ chung cho cả đội, giúp mọi người hiểu rõ hơn về tầm quan trọng tương đối của từng yêu cầu. Khi tôi áp dụng MoSCoW, tôi nhận thấy các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Không còn tình trạng “ai cũng muốn tính năng của mình được ưu tiên số một” nữa. Thay vào đó, mọi người cùng nhau đánh giá, cùng nhau đưa ra quyết định dựa trên giá trị thực sự mà tính năng đó mang lại. Nó không chỉ giúp dự án đi đúng hướng mà còn tạo ra sự minh bạch, giảm thiểu mâu thuẫn trong đội. Tôi thực sự yêu thích cách nó đơn giản hóa quá trình ra quyết định phức tạp.

Phân loại và định hình các yêu cầu dự án

Quá trình phân loại các yêu cầu bằng MoSCoW không chỉ là việc gán nhãn mà còn là một cơ hội để chúng ta định hình lại mục tiêu của dự án. Khi một tính năng được xếp vào nhóm “Must Have”, nó phải là cốt lõi, không thể thiếu để sản phẩm hoạt động được và đạt được mục tiêu cơ bản. Ví dụ, đối với một ứng dụng gọi xe, việc có thể gọi xe và thanh toán là “Must Have”. Việc có thể xem lịch sử chuyến đi là “Should Have”. Việc tùy chỉnh nhạc trên xe có thể là “Could Have”. Và việc tích hợp trò chơi trên xe thì có lẽ là “Won’t Have” ở giai đoạn đầu. Tôi thường tổ chức các buổi workshop với đội ngũ để cùng nhau đi qua từng yêu cầu, thảo luận về tác động của nó nếu không được thực hiện. Điều này giúp mọi người hiểu sâu hơn về lý do đằng sau mỗi quyết định. Nó không chỉ là về việc loại bỏ những thứ không cần thiết mà còn là về việc tìm ra những tính năng nào thực sự mang lại giá trị đột phá, giúp sản phẩm nổi bật trên thị trường. Tôi tin rằng, một khi bạn đã thành thạo việc phân loại bằng MoSCoW, bạn sẽ có khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể của dự án một cách rõ ràng hơn, từ đó đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn, đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và mang lại thành công.

ICE/RICE Scoring: Lượng hóa giá trị để dễ dàng lựa chọn

Có những lúc, chúng ta đối mặt với quá nhiều ý tưởng, quá nhiều tính năng tiềm năng, và mỗi cái đều nghe có vẻ hấp dẫn. Đặc biệt trong môi trường khởi nghiệp hoặc phát triển sản phẩm, việc chọn ra ý tưởng nào để đầu tư thời gian và nguồn lực là một thách thức lớn. Đó là lúc tôi tìm đến các phương pháp chấm điểm như ICE hoặc RICE. Nó giống như việc bạn đang chấm điểm các thí sinh trong một cuộc thi vậy, nhưng ở đây, “thí sinh” là những ý tưởng của bạn. Phương pháp này giúp chúng ta chuyển đổi những cảm nhận chủ quan thành những con số cụ thể, từ đó đưa ra quyết định một cách khách quan hơn. Tôi vẫn nhớ có một lần, cả đội tôi đang tranh cãi về việc nên phát triển tính năng A hay tính năng B trước. Mỗi người một ý, ai cũng có lý lẽ riêng. Nhưng khi chúng tôi áp dụng RICE scoring, mọi thứ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều. Chúng tôi cùng nhau đánh giá từng ý tưởng dựa trên các tiêu chí cụ thể, cho điểm chúng, và sau đó tính toán ra một số điểm tổng hợp. Khi nhìn vào những con số đó, mọi người đều đồng ý rằng ý tưởng có điểm số cao hơn nên được ưu tiên trước. Nó không chỉ giúp chúng tôi đưa ra quyết định mà còn cung cấp một cơ sở hợp lý để giải thích cho các bên liên quan. Tôi thực sự tin rằng, việc lượng hóa giá trị bằng các phương pháp này là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để bạn đưa ra những quyết định sáng suốt trong mọi tình huống, từ việc chọn tính năng cho sản phẩm đến việc ưu tiên các chiến dịch marketing.

ICE Score: Đơn giản nhưng hiệu quả bất ngờ

ICE là viết tắt của Impact (Tác động), Confidence (Mức độ tự tin), và Ease (Mức độ dễ thực hiện). Đây là một phương pháp chấm điểm nhanh gọn, rất phù hợp khi bạn cần đưa ra quyết định trong thời gian ngắn hoặc khi bạn có nhiều ý tưởng cần đánh giá sơ bộ. Tôi thường dùng ICE khi tôi có một danh sách dài các ý tưởng cải tiến cho blog của mình, ví dụ như: thay đổi giao diện, thêm tính năng bình luận, viết bài về chủ đề mới, hay tối ưu hóa SEO. Với mỗi ý tưởng, tôi sẽ tự hỏi: “Nếu thực hiện ý tưởng này, nó sẽ mang lại tác động lớn đến độc giả và doanh thu không?”, “Mình tự tin đến mức nào rằng ý tưởng này sẽ thành công?”, và “Ý tưởng này có dễ thực hiện không, tốn bao nhiêu thời gian và công sức?”. Sau đó, tôi chấm điểm mỗi tiêu chí từ 1 đến 10. Điểm ICE cuối cùng là tích của ba điểm này (Impact x Confidence x Ease). Ý tưởng nào có điểm ICE cao nhất sẽ được ưu tiên. Tôi nhận thấy rằng phương pháp này rất trực quan, giúp tôi nhanh chóng nhìn ra những “viên ngọc quý” trong số hàng tá ý tưởng. Nó cũng giúp tôi tránh được việc đầu tư quá nhiều thời gian và công sức vào những ý tưởng có vẻ hấp dẫn nhưng thực chất lại khó thực hiện hoặc ít mang lại giá trị. ICE Score thực sự là một công cụ hữu ích cho những ai cần sự nhanh chóng và hiệu quả.

RICE Score: Khi bạn cần cái nhìn toàn diện hơn

Nếu ICE Score thiên về sự nhanh gọn, thì RICE Score lại mang đến một cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn, đặc biệt khi bạn làm việc với các dự án lớn hoặc các sản phẩm có ảnh hưởng rộng. RICE là viết tắt của Reach (Phạm vi tiếp cận), Impact (Tác động), Confidence (Mức độ tự tin), và Effort (Nỗ lực thực hiện). Điểm khác biệt lớn nhất so với ICE là RICE có thêm yếu tố “Reach” và thay “Ease” bằng “Effort” (mà Effort là mẫu số, nghĩa là càng ít nỗ lực thì điểm càng cao). Tôi đã áp dụng RICE trong việc lựa chọn các tính năng cho một ứng dụng di động mà tôi tham gia phát triển. Chúng tôi không chỉ quan tâm đến tác động mà tính năng đó mang lại mà còn phải xem xét nó sẽ tiếp cận được bao nhiêu người dùng. Ví dụ, một tính năng chỉ ảnh hưởng đến một nhóm nhỏ người dùng đặc biệt có thể có Impact cao nhưng Reach lại thấp. Ngược lại, một tính năng cơ bản có thể có Reach rất rộng. Tôi cũng học được cách đánh giá “Effort” một cách thực tế hơn, không chỉ là thời gian mà còn là tài nguyên, chi phí. Công thức của RICE là (Reach x Impact x Confidence) / Effort. Khi áp dụng RICE, tôi nhận thấy các quyết định trở nên rất minh bạch và được mọi người trong đội đồng thuận cao. Nó giúp chúng tôi không chỉ ưu tiên đúng việc mà còn tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo mỗi nỗ lực bỏ ra đều mang lại hiệu quả tối đa. RICE Score thực sự là một công cụ không thể thiếu cho những người làm sản phẩm và quản lý dự án.

Nguyên tắc Pareto (80/20): Chìa khóa vàng để tập trung

Bạn có từng nghe về nguyên tắc 80/20 chưa? Tôi cá là có rồi! Nhưng liệu bạn đã thực sự áp dụng nó vào cuộc sống và công việc của mình một cách hiệu quả chưa? Tôi vẫn nhớ lần đầu tiên tôi đọc về nguyên tắc này, tôi đã cảm thấy như mình vừa khám phá ra một bí mật động trời vậy. Nguyên tắc Pareto nói rằng, khoảng 80% kết quả của bạn đến từ 20% nguyên nhân. Nghe có vẻ khó tin đúng không? Nhưng khi tôi bắt đầu nhìn lại những gì mình đã làm, tôi nhận ra nó đúng một cách đáng ngạc nhiên. Trong công việc, tôi nhận thấy rằng 20% khách hàng của tôi mang lại 80% doanh thu. Hay 20% nội dung tôi tạo ra lại thu hút 80% lượng truy cập. Với cuộc sống cá nhân, 20% số người bạn thân thiết nhất lại mang lại 80% niềm vui và sự hỗ trợ cho tôi. Khi hiểu được điều này, tôi bắt đầu thay đổi cách mình làm việc và sống. Thay vì cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người, tôi tập trung vào 20% quan trọng nhất. Thay vì dành thời gian cho mọi thứ, tôi tìm ra 20% hoạt động mang lại hiệu quả cao nhất và dành phần lớn năng lượng của mình cho chúng. Nguyên tắc Pareto không chỉ giúp tôi tối ưu hóa hiệu suất mà còn giúp tôi giải phóng rất nhiều thời gian và năng lượng, từ đó tôi có thể dành chúng cho những điều thực sự quan trọng và có ý nghĩa đối với mình. Nó là một lời nhắc nhở mạnh mẽ rằng không phải mọi thứ đều có giá trị ngang nhau, và việc tập trung vào những thứ đúng đắn sẽ mang lại kết quả vượt trội.

Nhận diện 20% quan trọng nhất

Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi áp dụng nguyên tắc Pareto là phải nhận diện được 20% đó. Điều này đòi hỏi sự quan sát, phân tích và đôi khi là một chút dũng cảm để loại bỏ những thứ không cần thiết. Trong kinh doanh, bạn có thể phân tích dữ liệu bán hàng để tìm ra 20% sản phẩm hoặc dịch vụ mang lại doanh thu lớn nhất. Trong quản lý thời gian, bạn có thể ghi lại các hoạt động của mình trong một tuần và xem 20% hoạt động nào thực sự tạo ra giá trị hoặc giúp bạn đạt được mục tiêu quan trọng. Tôi đã từng làm bài tập này và rất bất ngờ khi thấy rằng mình dành quá nhiều thời gian cho những việc lặt vặt, trong khi những công việc tạo ra giá trị thực sự lại bị bỏ ngỏ. Đối với blog của tôi, tôi đã phân tích các bài viết, các chiến dịch marketing và nhận ra rằng chỉ một số ít bài viết “viral” hoặc chiến dịch được đầu tư kỹ lưỡng mới thực sự mang lại lượng truy cập và tương tác lớn. Sau đó, tôi tập trung tái tạo những yếu tố thành công đó, đầu tư nhiều hơn vào những nội dung có tiềm năng. Nó giống như việc bạn đang đãi vàng vậy, bạn phải sàng lọc rất nhiều đất đá để tìm ra được những hạt vàng quý giá. Khi đã nhận diện được 20% quan trọng, bạn sẽ biết cách phân bổ nguồn lực của mình một cách thông minh hơn, đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều được đặt vào nơi có khả năng sinh lời cao nhất.

Tập trung và nhân rộng hiệu quả

Sau khi đã nhận diện được 20% quan trọng nhất, bước tiếp theo là tập trung toàn bộ năng lượng và nguồn lực của bạn vào chúng, đồng thời tìm cách nhân rộng hiệu quả. Điều này không có nghĩa là bạn hoàn toàn bỏ qua 80% còn lại, mà là bạn ưu tiên chúng ở mức độ thấp hơn hoặc tìm cách tự động hóa, ủy quyền. Tôi đã áp dụng điều này trong việc phát triển blog của mình. Thay vì cố gắng viết về mọi chủ đề mà tôi nghĩ là độc giả có thể quan tâm, tôi tập trung vào 20% chủ đề mà tôi thấy có lượng tìm kiếm cao nhất, có tiềm năng viral nhất và tôi có kiến thức sâu sắc nhất. Tôi đầu tư nhiều thời gian hơn vào việc nghiên cứu, viết lách và tối ưu hóa SEO cho những bài viết đó. Tôi cũng tìm cách tái sử dụng nội dung (repurpose content) từ những bài viết thành công, ví dụ như biến một bài blog thành một infographic, một podcast hoặc một video ngắn. Điều này giúp tôi đạt được hiệu quả gấp bội mà không cần phải làm việc nhiều hơn. Nguyên tắc Pareto không chỉ là một công cụ ưu tiên mà còn là một triết lý về hiệu suất. Nó dạy tôi rằng “ít hơn nhưng tốt hơn” đôi khi lại mang lại kết quả vượt trội hơn so với việc “cố gắng làm thật nhiều thứ”. Tập trung vào những gì thực sự quan trọng sẽ giúp bạn không chỉ đạt được mục tiêu mà còn có một cuộc sống cân bằng và ý nghĩa hơn.

Lý thuyết giới hạn (Theory of Constraints – ToC): Phá vỡ rào cản

Đã bao giờ bạn cảm thấy mình đang cố gắng hết sức, nhưng cả hệ thống hay cả dự án lại dậm chân tại chỗ không? Mọi thứ cứ tắc nghẽn ở một điểm nào đó và bạn không biết phải làm sao để gỡ rối? Tôi đã từng trải qua cảm giác đó rất nhiều lần, đặc biệt là khi làm việc trong các dự án lớn, có nhiều bộ phận tham gia. Đó là lúc tôi khám phá ra Lý thuyết Giới hạn (ToC). Nghe tên có vẻ hàn lâm nhưng thực ra nó rất thực tế và dễ áp dụng. ToC nói rằng trong bất kỳ hệ thống nào, luôn có một “nút thắt cổ chai” (bottleneck) hay một “giới hạn” (constraint) đang cản trở toàn bộ quá trình. Giống như một sợi dây chuyền, sức mạnh của nó được quyết định bởi mắt xích yếu nhất. Nếu bạn cứ mãi cải thiện những mắt xích không phải là yếu nhất, bạn sẽ chẳng thấy được sự cải thiện đáng kể nào cho toàn bộ sợi dây chuyền. Tôi đã áp dụng ToC để cải thiện quy trình làm việc của đội nhóm mình. Thay vì cố gắng tăng năng suất cho mọi người một cách đồng đều, tôi tập trung vào việc tìm ra đâu là khâu đang bị chậm nhất, đâu là người đang bị quá tải nhất. Sau đó, tôi tìm cách giải quyết vấn đề ở chính khâu đó. Kết quả thật bất ngờ, toàn bộ quy trình được đẩy nhanh hơn rất nhiều, và đội nhóm cũng làm việc hiệu quả hơn. ToC không chỉ giúp tôi giải quyết vấn đề mà còn thay đổi cách tôi nhìn nhận mọi thứ, từ việc quản lý dự án đến việc giải quyết các vấn đề cá nhân. Nó dạy tôi rằng, đôi khi, chỉ cần giải quyết một vấn đề nhỏ ở đúng chỗ, bạn có thể tạo ra một sự thay đổi lớn cho cả hệ thống.

Tìm kiếm “nút thắt cổ chai” trong quy trình của bạn

Bước đầu tiên để áp dụng Lý thuyết Giới hạn là phải xác định được đâu là “nút thắt cổ chai” của bạn. Đây là khâu hay yếu tố đang hạn chế năng suất hoặc hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Đối với tôi, khi quản lý blog, “nút thắt cổ chai” đôi khi là khâu lên ý tưởng nội dung, đôi khi là khâu chỉnh sửa video, hoặc có khi là khâu tối ưu hóa SEO. Quan trọng là bạn phải trung thực với chính mình và tìm ra nó. Tôi thường sử dụng các biểu đồ luồng công việc hoặc đơn giản là theo dõi từng bước trong một quy trình để xác định nơi mà công việc bị đình trệ nhiều nhất, nơi mà mọi người phải chờ đợi. Một dấu hiệu rõ ràng của nút thắt cổ chai là có quá nhiều công việc đang chờ xử lý ở một bước cụ thể, trong khi các bước trước đó và sau đó lại rảnh rỗi. Việc tìm ra nút thắt không phải lúc nào cũng dễ dàng, đôi khi nó ẩn mình dưới dạng một quy trình phức tạp, một công cụ không hiệu quả, hoặc thậm chí là một kỹ năng còn thiếu sót của một thành viên trong đội. Nhưng một khi đã xác định được, bạn đã đi được nửa chặng đường rồi đấy. Tôi tin rằng, khả năng nhận diện được nút thắt cổ chai là một kỹ năng cực kỳ giá trị, giúp bạn không chỉ giải quyết vấn đề mà còn chủ động cải thiện hiệu suất một cách có hệ thống, thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt.

Khắc phục giới hạn và tối ưu hóa hệ thống

Sau khi đã tìm ra nút thắt cổ chai, bước tiếp theo là tập trung toàn bộ nỗ lực để khắc phục nó. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp thêm tài nguyên, đào tạo kỹ năng mới, thay đổi quy trình, hoặc thậm chí là thay đổi công cụ. Tôi nhớ có lần, nút thắt cổ chai của đội tôi là khâu kiểm duyệt và chỉnh sửa bài viết. Người chỉnh sửa lúc nào cũng quá tải, trong khi các bạn viết bài thì lại phải chờ đợi. Để giải quyết, chúng tôi đã không chỉ thuê thêm một người chỉnh sửa bán thời gian mà còn tổ chức một buổi workshop để chuẩn hóa quy trình chỉnh sửa, giảm thiểu thời gian chờ đợi. Kết quả là năng suất của toàn bộ đội đã tăng lên đáng kể. Điều quan trọng là sau khi giải quyết được một nút thắt, bạn phải tiếp tục tìm kiếm nút thắt tiếp theo, bởi vì khi một giới hạn được gỡ bỏ, một giới hạn mới sẽ xuất hiện ở một nơi khác trong hệ thống. Đây là một quá trình cải tiến liên tục, không ngừng nghỉ. Lý thuyết Giới hạn dạy tôi rằng việc tối ưu hóa từng phần nhỏ một cách riêng lẻ không bằng việc tối ưu hóa toàn bộ hệ thống bằng cách tập trung vào giới hạn. Nó giúp tôi có một cái nhìn chiến lược hơn về cách vận hành mọi thứ, từ đó đưa ra những quyết định mang lại tác động lớn nhất. Thật sự, ToC là một phương pháp rất thông minh để bạn không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn xây dựng một hệ thống làm việc ngày càng hiệu quả và bền vững.

Phương pháp	Mô tả chính	Khi nào nên dùng	Ưu điểm nổi bật
Ma trận Eisenhower	Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.	Quản lý thời gian, sắp xếp công việc cá nhân và nhóm.	Đơn giản, trực quan, giúp phân biệt ưu tiên rõ ràng.
Phương pháp MoSCoW	Phân loại yêu cầu thành Must, Should, Could, Won’t Have.	Quản lý yêu cầu dự án, phát triển sản phẩm, tính năng.	Tạo sự đồng thuận, minh bạch hóa các quyết định về phạm vi.
ICE/RICE Scoring	Chấm điểm ý tưởng dựa trên Impact, Confidence, Ease/Reach, Effort.	Đánh giá và ưu tiên các ý tưởng sản phẩm, tính năng, chiến dịch marketing.	Lượng hóa giá trị, khách quan hóa quyết định, có cơ sở dữ liệu.
Nguyên tắc Pareto (80/20)	20% nguyên nhân mang lại 80% kết quả.	Phân tích hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực, tập trung vào yếu tố cốt lõi.	Giúp xác định trọng tâm, tăng cường hiệu suất, tiết kiệm nguồn lực.
Lý thuyết Giới hạn (ToC)	Tìm và khắc phục “nút thắt cổ chai” của hệ thống.	Cải thiện quy trình, tối ưu hóa hệ thống sản xuất hoặc dịch vụ.	Giải quyết gốc rễ vấn đề, tăng hiệu quả toàn bộ hệ thống.

Chọn đúng “bí kíp” cho từng thử thách

Giờ thì bạn đã có một cái nhìn tổng quan về các phương pháp ưu tiên dựa trên giá trị rồi đúng không? Tôi tin rằng, mỗi phương pháp đều có những điểm mạnh riêng và phù hợp với từng hoàn cảnh khác nhau. Không có một “bí kíp” nào là hoàn hảo cho mọi tình huống cả đâu bạn. Việc của chúng ta là học cách linh hoạt, lựa chọn công cụ phù hợp nhất với vấn đề mình đang đối mặt. Tôi thường tự hỏi: “Vấn đề này cần sự nhanh chóng và đơn giản, hay một phân tích sâu sắc và toàn diện hơn?”. Đôi khi, tôi kết hợp nhiều phương pháp lại với nhau. Ví dụ, tôi có thể dùng Ma trận Eisenhower để sắp xếp các công việc cá nhân hàng ngày, nhưng khi tham gia vào một dự án lớn, tôi lại dùng MoSCoW để quản lý yêu cầu và RICE để ưu tiên các tính năng. Việc này giống như việc bạn có một bộ dụng cụ đa năng vậy, mỗi công cụ có một công dụng riêng và bạn cần biết cách sử dụng chúng hiệu quả. Tôi tin rằng, việc thành thạo các phương pháp này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn trở nên tự tin hơn trong mọi quyết định, dù là trong công việc hay cuộc sống. Đừng ngại thử nghiệm, đừng ngại sai lầm. Quan trọng là bạn học được gì từ mỗi lần thử đó để tìm ra “chân ái” của riêng mình. Bởi lẽ, việc ưu tiên không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một nghệ thuật để bạn tự tay kiến tạo nên một cuộc sống năng suất và ý nghĩa hơn.

Phù hợp với từng loại công việc và dự án

Để chọn đúng phương pháp, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ bản chất của công việc hoặc dự án mình đang làm. Nếu bạn đang quản lý một danh sách dài các tác vụ cá nhân và muốn giảm bớt căng thẳng, Ma trận Eisenhower có thể là lựa chọn tuyệt vời. Nó đơn giản, dễ áp dụng và giúp bạn nhanh chóng nhìn ra đâu là việc cần làm ngay, đâu là việc có thể bỏ qua. Còn nếu bạn đang phát triển một sản phẩm mới với vô số tính năng tiềm năng và nhiều bên liên quan, MoSCoW sẽ giúp bạn định hình rõ ràng phạm vi, tránh việc sản phẩm bị “phình to” không cần thiết. Hoặc khi bạn có rất nhiều ý tưởng cải tiến và cần một cách khách quan để chọn ra ý tưởng mang lại giá trị cao nhất, ICE/RICE Scoring sẽ là cứu cánh. Nó cung cấp một khung chấm điểm rõ ràng, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chứ không phải cảm tính. Tôi nhận thấy rằng, việc cố gắng áp dụng một phương pháp duy nhất cho mọi thứ thường không mang lại hiệu quả cao. Thay vào đó, hãy xem xét bối cảnh, quy mô và mục tiêu cụ thể của từng công việc. Đừng ngại thử nghiệm các phương pháp khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy sự kết hợp hoàn hảo cho riêng mình. Nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng là tối ưu hóa giá trị, chứ không phải là tuân thủ một cách cứng nhắc theo bất kỳ quy tắc nào.

Kết hợp linh hoạt để đạt hiệu quả tối đa

Như tôi đã nói, không có một công thức “một size fits all” nào cả. Điều thực sự hiệu quả là khả năng kết hợp và điều chỉnh các phương pháp này một cách linh hoạt. Tôi thường bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu lớn (dùng nguyên tắc Pareto để tìm ra 20% quan trọng nhất). Sau đó, tôi có thể dùng Ma trận Eisenhower để chia nhỏ các công việc cần làm thành các nhóm ưu tiên. Với những công việc liên quan đến phát triển tính năng, tôi sẽ dùng MoSCoW để phân loại yêu cầu và RICE để chấm điểm, đảm bảo chọn ra những tính năng mang lại giá trị cao nhất với nỗ lực hợp lý. Và nếu có một khâu nào đó trong quy trình bị tắc nghẽn, tôi sẽ áp dụng Lý thuyết Giới hạn để tìm và giải quyết nó. Việc kết hợp này giống như bạn đang nấu một món ăn vậy, bạn không chỉ dùng một loại gia vị mà phải biết cách nêm nếm các loại khác nhau để món ăn trở nên đậm đà và hấp dẫn nhất. Điều quan trọng là bạn phải luôn lắng nghe phản hồi, đánh giá hiệu quả và không ngừng điều chỉnh. Tôi tin rằng, sự linh hoạt này không chỉ giúp bạn đối phó tốt hơn với những thách thức phức tạp mà còn giúp bạn phát triển khả năng tư duy chiến lược, trở thành một người ưu tiên công việc một cách thành thạo và đầy tự tin.

Làm thế nào để áp dụng hiệu quả vào cuộc sống của bạn?

Bạn đã thấy các phương pháp ưu tiên dựa trên giá trị có thể mang lại những lợi ích to lớn như thế nào rồi đúng không? Nhưng việc biết là một chuyện, việc áp dụng vào thực tế lại là một câu chuyện khác đấy. Tôi đã từng rất hào hứng sau khi đọc về một phương pháp mới, nhưng rồi lại nhanh chóng quay trở lại với những thói quen cũ. Phải mất một thời gian, tôi mới nhận ra rằng việc thay đổi cần sự kiên trì và một chiến lược rõ ràng. Điều đầu tiên tôi học được là đừng cố gắng áp dụng tất cả mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu từ một phương pháp mà bạn cảm thấy phù hợp nhất với mình, thực hành nó cho đến khi bạn thành thạo, sau đó mới từ từ khám phá những phương pháp khác. Nó giống như việc học một ngôn ngữ mới vậy, bạn không thể cố gắng học hết tất cả các từ vựng và ngữ pháp trong một ngày được. Một điều nữa là, đừng ngại thất bại. Sẽ có những lúc bạn áp dụng không hiệu quả, hoặc bạn cảm thấy nản lòng. Nhưng đó là một phần của quá trình học hỏi. Quan trọng là bạn rút ra được bài học gì từ những lần đó. Tôi tin rằng, khi bạn biến việc ưu tiên dựa trên giá trị thành một thói quen, bạn sẽ không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn có một cuộc sống cân bằng và ý nghĩa hơn rất nhiều. Nó là một hành trình dài, nhưng những gì bạn nhận được sẽ hoàn toàn xứng đáng với công sức bạn bỏ ra đấy.

Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, dễ thực hiện

Đừng cố gắng thay đổi toàn bộ hệ thống làm việc của bạn trong một ngày. Điều đó dễ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và bỏ cuộc. Thay vào đó, hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, dễ thực hiện nhất. Ví dụ, thay vì cố gắng áp dụng tất cả các ô trong Ma trận Eisenhower ngay lập tức, bạn có thể bắt đầu bằng cách chỉ tập trung vào việc phân biệt giữa “Quan trọng & Khẩn cấp” và “Quan trọng & Không khẩn cấp”. Hoặc, nếu bạn muốn thử ICE Scoring, hãy chọn một danh sách nhỏ gồm 5-10 ý tưởng và thực hành chấm điểm chúng. Tôi thường bắt đầu bằng cách dành 15-20 phút mỗi sáng để xem lại danh sách việc cần làm và phân loại chúng. Điều này không tốn quá nhiều thời gian nhưng lại giúp tôi có một cái nhìn rõ ràng hơn về những gì cần ưu tiên trong ngày. Việc tạo ra những chiến thắng nhỏ này sẽ giúp bạn xây dựng sự tự tin và động lực để tiếp tục. Giống như việc bạn đang xây một ngôi nhà vậy, bạn bắt đầu từ những viên gạch đầu tiên, vững chắc, sau đó mới từ từ xây lên những tầng cao hơn. Tôi tin rằng, sự kiên trì và những bước đi nhỏ, đều đặn sẽ mang lại những kết quả lớn mà bạn không ngờ tới.

Biến việc ưu tiên thành một thói quen hàng ngày

Điều quan trọng nhất để các phương pháp này thực sự phát huy hiệu quả là bạn phải biến chúng thành một thói quen hàng ngày. Việc ưu tiên không phải là một hoạt động bạn làm một lần rồi thôi, mà nó là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc và ra quyết định của bạn. Tôi thường dành thời gian vào cuối mỗi ngày để lên kế hoạch cho ngày hôm sau, hoặc vào đầu mỗi tuần để lập kế hoạch tổng thể. Trong quá trình đó, tôi luôn đặt câu hỏi: “Điều gì thực sự mang lại giá trị cao nhất?”, “Đâu là những việc quan trọng cần ưu tiên?”. Tôi cũng thường xuyên xem xét lại các ưu tiên của mình, đặc biệt là khi có những thay đổi đột xuất hoặc những cơ hội mới xuất hiện. Điều này giúp tôi luôn giữ được sự linh hoạt và phản ứng nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng các công cụ nhắc nhở trên điện thoại, đặt lịch trong lịch làm việc, hoặc đơn giản là viết ra giấy những ưu tiên hàng đầu của mình để luôn nhìn thấy chúng. Giống như việc bạn đánh răng mỗi ngày vậy, ban đầu có thể hơi gượng ép, nhưng dần dần nó sẽ trở thành một phần tự nhiên trong cuộc sống của bạn. Khi việc ưu tiên trở thành một thói quen, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn rất nhiều, ít bị căng thẳng hơn, và có nhiều thời gian hơn cho những điều bạn thực sự yêu thích. Đây chính là chìa khóa để bạn kiến tạo một cuộc sống mà bạn mong muốn.

Lời kết

Thật sự, việc khám phá và áp dụng các phương pháp ưu tiên dựa trên giá trị đã thay đổi cuộc sống của tôi rất nhiều, từ cách tôi làm việc cho đến cách tôi sắp xếp cuộc sống cá nhân. Nó không chỉ giúp tôi làm việc hiệu quả hơn, đạt được nhiều thành tựu hơn mà còn mang lại sự bình yên trong tâm hồn, không còn cảm giác bị cuốn vào vòng xoáy bận rộn không ngừng. Tôi tin rằng, khi bạn dành thời gian để hiểu và thực hành những “bí kíp” này, bạn cũng sẽ tìm thấy một phiên bản tốt hơn, năng suất hơn và hạnh phúc hơn của chính mình. Hãy bắt đầu ngay hôm nay nhé, những thay đổi tích cực đang chờ đón bạn!

Những mẹo nhỏ giúp bạn thành công

1. Hãy bắt đầu từ việc chọn một phương pháp bạn cảm thấy dễ áp dụng nhất và thực hành nó với một vài công việc nhỏ trước để làm quen dần. Đừng cố gắng ôm đồm quá nhiều cùng lúc nhé.

2. Luôn ghi chú lại những gì bạn đã ưu tiên và kết quả đạt được. Việc này sẽ giúp bạn nhìn thấy sự tiến bộ và điều chỉnh nếu cần, giống như việc bạn theo dõi chi tiêu cá nhân vậy.

3. Dành một khoảng thời gian cố định mỗi ngày hoặc mỗi tuần để xem xét lại danh sách công việc và đặt ra các ưu tiên. Có thể là 15 phút vào mỗi sáng thứ Hai, hay 5 phút trước khi kết thúc ngày làm việc.

4. Học cách nói “không” một cách lịch sự nhưng dứt khoát với những yêu cầu không mang lại giá trị hoặc không nằm trong danh sách ưu tiên của bạn. Thời gian của chúng ta quý giá lắm đó.

5. Tìm kiếm một người bạn đồng hành, một đồng nghiệp hoặc thậm chí là một nhóm nhỏ để cùng nhau thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm và động viên nhau trong quá trình áp dụng các phương pháp này. “Đi một mình thì nhanh, đi cùng nhau thì xa” mà.

Tổng kết các điểm chính

Việc ưu tiên dựa trên giá trị là một kỹ năng thiết yếu giúp chúng ta tập trung vào những điều thực sự quan trọng, từ đó đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc và có một cuộc sống cân bằng hơn. Có nhiều phương pháp khác nhau như Ma trận Eisenhower, MoSCoW, ICE/RICE Scoring, Nguyên tắc Pareto và Lý thuyết Giới hạn, mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng và phù hợp với từng hoàn cảnh. Điều quan trọng là chúng ta phải linh hoạt lựa chọn, kết hợp và biến việc ưu tiên thành một thói quen hàng ngày để không ngừng cải thiện bản thân và tối ưu hóa mọi nguồn lực mình có.